Факсимиле подписи - где разрешено законом

Факсимиле - это штамп с воспроизведением подписи конкретного человека (директора, бухгалтера, нотариуса, врача). Удобно при массовом подписании однотипных документов: благодарственные письма, информационные рассылки, поздравления. Но юридическая сила факсимиле в РФ сильно ограничена - далеко не везде оно заменяет настоящую подпись.

Закон: ст. 160 ГК РФ

Согласно п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ, использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Это значит: факсимиле имеет юридическую силу только если:

• прямо разрешено законом для данного типа документа, или
• стороны письменно договорились о возможности его использования (в самом договоре или отдельным соглашением).

Где факсимиле РАЗРЕШЕНО (на практике принимается)

• Благодарственные письма, грамоты, поздравления от имени руководителя;
• Массовые информационные письма клиентам (рассылки от отдела маркетинга);
• Внутренние документы организации при наличии соответствующего приказа директора;
• Чеки (для контрольно-кассовой техники) - спец. норма ФЗ-54;
• Договоры между сторонами, если в них прямо прописано «Стороны признают силу факсимильной подписи».

Где факсимиле ЗАПРЕЩЕНО или НЕ ПРИНИМАЕТСЯ

Налоговая практика (Письма Минфина РФ N 03-03-06/1/635, N 03-02-07/2-93):

• Первичные бухгалтерские документы (счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные ТОРГ-12) - Минфин неоднократно подтверждал: факсимиле на «первичке» НЕДОПУСТИМО, ФНС не примет к зачёту НДС;
• Налоговые декларации;
• Доверенности (ст. 185 ГК РФ требует собственноручной подписи);
• Банковские документы (платёжные поручения, заявления на кредит);
• Кадровые документы (трудовые договоры, приказы о приёме-увольнении, записи в трудовой книжке);
• Завещания и нотариальные действия;
• Документы для суда - исковые заявления, ходатайства;
• Договоры с физическими лицами по умолчанию (если факсимиле прямо не оговорено в самом договоре).

Практические рекомендации

Для массовой переписки и рекламных материалов - факсимиле полезно, экономит время руководителя.

Для всего, что связано с деньгами и юридическими обязательствами - только собственноручная подпись. Использование факсимиле на счёте-фактуре или акте приведёт к отказу в вычете НДС у контрагента и доначислению налога.

При работе с факсимиле обязательно издайте внутренний приказ:

1. укажите перечень документов, на которых разрешается ставить факсимиле;
2. назначьте ответственное лицо (обычно секретарь);
3. пропишите порядок хранения штампа (сейф, журнал выдачи).

Подделка факсимиле - то же что подделка подписи

Использование чужого факсимиле без разрешения владельца - это подделка подписи по ст. 327 УК РФ (до 2 лет лишения свободы), плюс возможно мошенничество (ст. 159 УК) если получена материальная выгода.

Изготовление факсимиле требует письменного согласия владельца подписи. В istamps.ru факсимиле изготавливается только по личному заказу владельца подписи или с приложением нотариально заверенной доверенности.

Сколько стоит факсимиле

Стандартный прямоугольный штамп с факсимиле 50×20 мм - от 399 ₽. Размер выбирается по размеру подписи: средний 35×12 мм, крупный 50×18 мм. Скан подписи делаете самостоятельно (МФУ 600 dpi достаточно), алгоритм векторизует его в чистый чёрно-белый контур.

Откройте страницу факсимиле - там собран FAQ и калькулятор стоимости. Или сразу в конструктор: загрузите скан подписи через «+ Логотип», задайте размер штампа - готово.