Как правильно заверить копию документа: штамп «Копия верна»

Заверенная копия отличается от простой распечатки одной деталью: отметкой о заверении копии. По п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка проставляется под реквизитом «подпись» и включает пять элементов: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения. Для проставления отметки прямо разрешено использовать штамп. Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка дополняется записью о месте хранения подлинника и заверяется печатью организации.

Что требует ГОСТ: состав отметки о заверении копии

П. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает отметку о заверении копии как способ подтвердить соответствие копии документа подлиннику. В состав отметки входят:

• слово «Верно»;
• наименование должности лица, заверившего копию;
• его собственноручная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилию);
• дата заверения копии.

Отметка проставляется под реквизитом «подпись», то есть ниже той подписи, которая стоит на подлиннике документа. Заверяющее лицо отвечает за соответствие копии подлиннику, поэтому перед проставлением отметки копию сверяют с оригиналом постранично. Для проставления отметки может использоваться штамп: это прямо указано в стандарте, поэтому отметка-штамп не уступает рукописной надписи. Заверять копии вправе руководитель организации или уполномоченное им лицо, например сотрудник кадровой службы.

Когда копия идет в другую организацию: нужна печать

Если копия выдается для представления в другую организацию, простого «Верно» недостаточно. П. 5.26 требует в этом случае дополнить отметку надписью о месте хранения документа, с которого изготовлена копия, и заверить отметку печатью организации. Запись о месте хранения подлинника выглядит так:

Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год

Печать проставляется так, чтобы не захватывать собственноручную подпись лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» (это уже п. 5.24 того же ГОСТ). Оттиск поверх подписи затрудняет чтение и выглядит небрежно, а принимающая сторона вправе усомниться в аккуратности заверения.

«Верно» или «Копия верна»: какая формулировка правильная

В тексте ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть только слово «Верно». Формулировки «Копия верна» в стандарте нет. В практике делопроизводства встречаются обе: многие организации годами используют штампы с надписью «Копия верна», и на практике такие отметки принимают. Но если нужен вариант строго по стандарту, используйте слово «Верно». Подобрать штамп для заверения копий поможет раздел штамп «Копия верна».

Как заверить копию: пошагово

1. Сравните копию с подлинником: текст, подписи, печати, все страницы.
2. На каждом листе копии под реквизитом «подпись» поставьте отметку: «Верно», наименование должности, собственноручную подпись, расшифровку (инициалы, фамилию), дату.
3. Если копия предназначена для другой организации, добавьте запись о месте хранения подлинника и поставьте печать организации.
4. Проверьте читаемость: все элементы отметки должны читаться без труда, печать не закрывает подпись.

По сложившейся практике делопроизводства отметку ставят на каждом листе многостраничной копии, а не только на последнем. Так копию сложнее оспорить: каждый лист подтверждает соответствие подлиннику.

Типичные ошибки при заверении копий

• Только слово «Копия верна» без должности, подписи, расшифровки и даты: такая отметка не соответствует п. 5.26 ГОСТ.
• Факсимиле вместо подписи: стандарт требует собственноручную подпись лица, заверившего копию.
• Печать закрывает подпись заверяющего лица: по п. 5.24 печать не должна захватывать подпись.
• Для копии в другую организацию нет записи о месте хранения подлинника.

Итог

Правильно заверенная копия содержит отметку из пяти элементов по п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016: «Верно», должность, собственноручная подпись, расшифровка, дата. Отметку можно проставлять штампом, это прямо разрешено стандартом. Если копия пойдет в другую организацию, добавьте запись о месте хранения подлинника и печать организации. Шаблон штампа для отметки собирается в конструкторе за пару минут, изготовление заказывается на странице заказать печать. Непонятные термины делопроизводства разъясняет словарь терминов.