Как создать акт из счёта: перенос данных и проверка перед подписанием

Создать акт из счёта можно без повторного ввода реквизитов и позиций: подготовьте счёт, нажмите «Создать акт из счёта» и проверьте новый документ. Счёт на оплату и акт решают разные задачи, поэтому перенесённые данные нужно сверить с фактически выполненными работами или оказанными услугами. Просмотр и скачивание PDF счёта и акта в istamps бесплатны и доступны без регистрации.

Чем счёт на оплату отличается от акта

Счёт сообщает заказчику, за что, сколько и по каким реквизитам платить. Его можно выставить до выполнения работ, после них или за отдельный этап - в зависимости от договора. Сам по себе обычный счёт не подтверждает ни поступление денег, ни выполнение работ.

Акт описывает выполненные работы или оказанные услуги и оформляет их передачу и приёмку. Для бухгалтерского учёта первичный документ должен отражать реальный факт и содержать необходимые реквизиты: название, дату, составителя, содержание операции, натуральный и (или) денежный измеритель, должности и подписи ответственных лиц. Требования установлены статьёй 9 Закона № 402-ФЗ.

Подробный разбор полей исходного документа есть в статье «Как выставить счёт на оплату онлайн».

Как создать акт из счёта в istamps

1. Откройте генератор счёта. Заполните стороны, банковские реквизиты, номер, дату и позиции.
2. Подготовьте документ кнопкой «Посмотреть PDF». Проверьте предварительный результат.
3. В блоке готового документа нажмите «Создать акт из счёта». Откроется страница акта с перенесёнными данными.
4. Укажите номер акта и проверьте дату: при переносе сервис подставляет текущую дату, а номер очищает. Проверьте основание и при необходимости дополните его ссылкой на договор.
5. Укажите период оказания услуг, уточните позиции и представителей сторон. Подготовьте и проверьте PDF акта, затем скачайте его.

Этот перенос доступен и в гостевом сценарии. Вход в аккаунт нужен для сохранения документов и контрагентов, но не для бесплатного просмотра и скачивания акта. Если счёт уже подготовлен вне сервиса, заполните форму акта вручную: кнопка переноса работает с документом, подготовленным в istamps.

Какие данные переносятся и что проверить заново

В акт копируются реквизиты сторон, строки документа, количество, единицы измерения, цены и режим расчёта НДС. Часть сведений об оформлении и представителях также может сохраниться. Поле основания сервис заменяет ссылкой на исходный счёт.

Перенос экономит ввод, но не проверяет выполнение договора. После него сверяйте:

• Исполнителя и заказчика. Наименования, ИНН, адреса и реквизиты должны соответствовать сторонам сделки.
• Работы и услуги. Удалите невыполненные позиции, уточните описание и фактическое количество. Если договор предусматривает почасовую оплату и вместо десяти часов выполнено восемь, проверьте количество и стоимость по условиям договора.
• Суммы и НДС. Проверьте цену, расчёт по строкам, итог и выбранный режим НДС после изменения позиций.
• Основание. Ссылка на счёт помогает найти исходный документ, но не подменяет договор. Добавьте его реквизиты, если они нужны для идентификации работ.
• Представителей. Проверьте ФИО, должности и полномочия подписантов, даже если эти поля уже заполнены.

Данные о фактически поступившей оплате проверяются отдельно: создание акта из счёта не означает, что счёт оплачен.

Номер, дата и период акта

Используйте принятую схему нумерации. При переносе номер очищается, чтобы его можно было указать для нового документа. Совпадение номера счёта и акта само по себе не означает ошибку: важно однозначно различать документы по виду, дате и принятому порядку учёта.

Текущая дата, автоматически подставленная сервисом, тоже требует проверки. По пункту 8 ФСБУ 27/2021 дата составления первичного документа связана с его подписанием ответственными лицами. Если дата оформляемого факта отличается, в документе указывают и сведения о ней. Поэтому дата счёта, период услуг и дата составления акта могут различаться.

Например, для услуг за сентябрь 2026 года в полях периода указывают 01.09.2026-30.09.2026. Сам период не определяет автоматически дату подписания акта. Укажите реальные даты и не переносите месяц из счёта без проверки фактического оказания услуг.

Приёмка, замечания и подписи

Порядок приёмки сверяют с договором и правилами для конкретного вида работ или услуг. Статья 720 ГК РФ предусматривает проверку результата работ и фиксацию обнаруженных недостатков либо возможности предъявить требование об их устранении. Для услуг положения о подряде применяются с ограничениями, указанными в статье 783 ГК РФ.

Если есть расхождения, опишите конкретные замечания и согласуйте дальнейшие действия. Нельзя сводить правило к фразе «после подписи любые претензии невозможны»: последствия зависят от условий приёмки, характера недостатков и договора, а для скрытых недостатков предусмотрены отдельные правила.

При двусторонней приёмке акт обычно согласуют и подписывают уполномоченные представители обеих сторон. Самостоятельно сформированный PDF ещё не означает, что заказчик принял результат; одностороннее оформление и его последствия оцениваются по применимым правилам и договору.

Что проверить перед скачиванием PDF

1. Стороны совпадают с договором, банковские реквизиты проверены.
2. Указаны номер акта, корректная дата и понятное основание.
3. Период и перечень отражают реально выполненное.
4. Количество, цены, суммы и НДС проверены после правок.
5. Замечания и условия приёмки отражены так, как согласовано сторонами.
6. Подписанты и порядок подписания проверены; изображения не выданы за электронную подпись.

Счёт, акт и карточка предприятия доступны бесплатно. Для нового акта без исходного счёта используйте форму акта, для выбора другого сервиса - раздел «Документы».