Карточка предприятия по ИНН: что проверить в реквизитах

Поиск по ИНН помогает заполнить регистрационные сведения организации или ИП. Банковские реквизиты и рабочие контакты добавляются отдельно. Перед отправкой карточки контрагенту важно сверить оба блока: автоматически найденные данные тоже могут требовать уточнения.

Какие сведения заполняются по ИНН

В редакторе istamps поиск заполняет доступные сведения: полное и краткое наименование, ИНН, КПП организации, ОГРН или ОГРНИП, адрес и тип контрагента. Для ИП в наименовании используются ФИО, КПП не нужен. Состав результата зависит от найденной записи: пустые поля следует дополнить самостоятельно.

Для поиска используется сервис DaData. Его документация описывает сведения о компаниях из государственных источников. Это отдельный сервис: найденный результат в форме istamps не является официальной выпиской ФНС. В приложении результат поиска может храниться в кэше до суток, поэтому сразу после изменения реквизитов особенно важна дополнительная сверка.

Если поиск недоступен, ничего не находит или возвращает прежние сведения, заполните поля вручную. Для ОГРН / ОГРНИП, краткого наименования, почтового адреса и контактов раскройте «Дополнительные реквизиты и контакты».

Как сверить сведения с ФНС

Проверьте, что ИНН относится к нужному контрагенту, а название, регистрационный номер и адрес соответствуют актуальным сведениям. Для организации можно получить выписку из ЕГРЮЛ, для ИП - из ЕГРИП.

В сервисе ФНС найдите организацию или ИП по ИНН и скачайте выписку. Согласно описанию сервиса ФНС, электронная выписка предоставляется бесплатно в PDF и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью налогового органа. Собственная электронная подпись заявителя для её получения не нужна.

Карточка предприятия в istamps - составленный пользователем документ с реквизитами. Она удобна для обмена данными, но не заменяет выписку и сама по себе не подтверждает статус контрагента, полномочия представителя или достоверность введённых сведений.

Почему банковские реквизиты добавляются отдельно

В открытой выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП банковских счетов нет. ФНС разъяснила это в письме от 23.05.2011 № ПА-4-6/8136@: с 2011 года сведения о счетах исключены из этих реестров. Из этого не следует, что налоговый орган вообще не располагает сведениями о счетах: речь именно о составе реестров и выписок.

Для карточки возьмите актуальные платёжные реквизиты из интернет-банка, справки банка или его официального уведомления. Старый договор может не отражать последующие изменения.

• Наименование банка перенесите так, как оно указано в актуальных платёжных реквизитах. Не раскрывайте сокращения самостоятельно.
• Сверьте БИК, расчётный и корреспондентский счета целиком, включая начальные нули. Совпадение длины номера не подтверждает правильность реквизитов.
• Если счетов несколько, выберите счёт для конкретных расчётов. В форме предусмотрен один набор банковских реквизитов; для другого счёта подготовьте отдельную карточку.
• Проверьте, что счёт принадлежит указанному получателю и подходит для нужных расчётов.

При переименовании или реорганизации банка набор изменений уточняйте по его уведомлению. Название, БИК и счета могут меняться по-разному; автоматического правила «новое название означает новый БИК» нет. Ошибка в реквизитах может задержать платёж или привести к его возврату, но полагаться на автоматическое обнаружение ошибки банком не следует.

Какие контакты включить в карточку

Укажите телефон и email, по которым действительно можно связаться по договорам и оплате. Это может быть рабочий номер сотрудника или самого предпринимателя. В редакторе эти поля находятся в блоке «Дополнительные реквизиты и контакты».

Добавляйте сведения, необходимые для задачи. Паспортные данные и другие избыточные личные сведения для обычного обмена реквизитами не требуются. Почтовый адрес укажите отдельно, если корреспонденция направляется не по основному адресу. Для ИП не стоит автоматически публиковать адрес проживания только потому, что в карточке есть поле «Адрес».

Как подготовить и обновить PDF

1. Заполните регистрационные сведения и проверьте их по актуальному источнику.
2. Добавьте банковские реквизиты, телефон и email, которые нужны получателю.
3. Подготовьте документ кнопкой «Подготовить и посмотреть». Проверьте PDF: значения не должны быть обрезаны или перепутаны.
4. Скачайте готовый файл и отправьте его контрагенту.

Для карточки предприятия доступен PDF; экспорт этой карточки в Word или Excel не предусмотрен. Подготовка, просмотр и скачивание бесплатны и доступны без входа. Аккаунт нужен для сохранения документов и контрагентов. В аккаунте подготовленные файлы хранятся 365 дней; нужную копию следует скачать заранее.

При смене реквизитов обновите данные в редакторе и подготовьте новую версию PDF. Ранее скачанный файл сам не изменится. Если используете справочник контрагентов, проверьте и сохранённую там запись: изменение карточки не означает автоматического обновления всех прежних документов.

Новые реквизиты передайте тем контрагентам, которые пользовались старой карточкой. Изменение платёжного счёта лучше дополнительно подтвердить по ранее известному каналу связи, особенно если уведомление пришло с нового адреса.

Сохранённые реквизиты можно выбрать при подготовке счёта на оплату или акта выполненных работ. Оба документа доступны бесплатно. О порядке подготовки счёта рассказывает инструкция по выставлению счёта онлайн.